Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Ministry of Beauty (MOB) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die in deze verklaring staat beschreven. Je bereikt ons via:

Deze verklaring gaat over onze corporate website, contact met MOB, sollicitaties en de hieronder beschreven marketing. Voor het gebruik van merkapps, het klantenportaal of websites waarnaar wij verwijzen, raadpleeg je ook de privacy-informatie bij die dienst.

2. Welke gegevens gebruiken we?

• Bij contact: je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, het onderwerp en de inhoud van je bericht en onze correspondentie.
• Bij een sollicitatie: je contactgegevens, de vacature waarop je reageert, je motivatie en de informatie die je zelf meestuurt, zoals je cv.
• Bij de nieuwsbrief via Klaviyo: je e-mailadres, eventueel je naam en bedrijfsnaam, je aanmeldvoorkeuren en gegevens over je aanmelding, toestemming en afmelding. Wanneer nieuwsbriefmetingen zijn ingeschakeld, gaat het ook om bezorging, opens en klikken.
• Bij websitegebruik: je IP-adres, informatie over je browser en apparaat, het tijdstip van je bezoek en technische gegevens die nodig zijn voor sessies, foutopsporing en beveiliging. Bij formulierinzendingen slaan we ook je IP-adres en browserinformatie op.
• Bij advertenties: als je toestemming geeft voor de Meta Pixel, technische identificatoren en informatie over je bezoek en acties op onze website.
• Bij getoonde reviews: de naam en reviewtekst die bij de openbare review horen.

Je verstrekt gegevens zelf of je browser stuurt ze mee tijdens het bezoek. Getoonde Google-reviews zijn afkomstig van openbare recensies. Velden met een sterretje in het contactformulier zijn nodig om je bericht via dat formulier te kunnen behandelen. Je telefoonnummer is optioneel. Je kunt ons ook rechtstreeks bellen of e-mailen.

Stuur via een bericht of sollicitatie geen burgerservicenummer, kopie van je identiteitsbewijs of medische gegevens mee.

3. Waarvoor gebruiken we je gegevens?

De AVG verlangt een geldige reden om persoonsgegevens te gebruiken. Voor MOB zijn dat, afhankelijk van het doel:

• Contact en relatiebeheer: je vragen beantwoorden, advies geven over merken en educatie en contact onderhouden met salonprofessionals. Ons gerechtvaardigd belang is om zakelijke vragen zorgvuldig af te handelen en onze relaties te bedienen. Als je als persoon een overeenkomst met ons wilt sluiten, kan de verwerking ook nodig zijn om die overeenkomst voor te bereiden of uit te voeren.
• Sollicitaties: je reactie beoordelen en contact met je opnemen over een mogelijke arbeidsovereenkomst. De grondslag is het op jouw verzoek voorbereiden van die overeenkomst.
• Website en beveiliging: de website laten functioneren, storingen onderzoeken en spam en misbruik tegengaan. Ons gerechtvaardigd belang is een veilige en betrouwbare website.
• Reviews: ervaringen van relaties tonen. Ons gerechtvaardigd belang is bezoekers informeren over onze dienstverlening. Neem contact met ons op als je bezwaar hebt tegen de vermelding van jouw review.
• Nieuwsbrief en advertentietracking: je toestemming, zoals hieronder toegelicht. Je kunt die toestemming weer intrekken.
• Wettelijke verplichtingen: voldoen aan een verplichting die op MOB van toepassing is, bijvoorbeeld wanneer correspondentie deel uitmaakt van een verplicht te bewaren administratie.

4. Sollicitaties

We gebruiken je sollicitatiegegevens om je geschiktheid voor een functie te beoordelen en de procedure met je te doorlopen. Alleen mensen die betrokken zijn bij de behandeling van je sollicitatie hebben deze gegevens nodig.

Voor het bewaren van je gegevens voor toekomstige vacatures vragen we afzonderlijk toestemming. Die toestemming is vrijwillig en kun je intrekken via info@ministryofbeauty.nl. Als je bij ons in dienst komt, gebruiken we de noodzakelijke gegevens voor je personeelsdossier en informeren we je over die verwerking.

5. Nieuwsbrief en Meta

Nieuwsbrief

Als je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief, gebruiken we je gegevens om je op de hoogte te houden van onze merken, educatie, activiteiten en nieuws voor salonprofessionals. Hiervoor gebruiken we Klaviyo, dat de mailinglijsten beheert en nieuwsbrieven namens ons verstuurt. Je kunt je via de afmeldlink in iedere nieuwsbrief afmelden of ons daarover e-mailen.

Het versturen van een contactbericht of sollicitatie geldt niet als toestemming voor de nieuwsbrief. Klaviyo kan bezorging, het openen van e-mails en klikken op links registreren, onder meer via een meetpixel en aangepaste links. We gebruiken zulke metingen, wanneer ingeschakeld, om de inhoud en verzending te verbeteren. Voor het meten van individueel lees- en klikgedrag vragen we afzonderlijk toestemming wanneer dat wettelijk nodig is.

Klaviyo verwerkt hiervoor gegevens in onze opdracht. Meer informatie over de privacyafspraken en internationale verwerking vind je in de privacy-informatie van Klaviyo en de verwerkersvoorwaarden van Klaviyo.

Facebook en Instagram

MOB gebruikt Meta voor marketing via Facebook en Instagram en zet daarvoor de Meta Pixel in. De Pixel mag alleen actief worden nadat je toestemming hebt gegeven voor advertentietracking. Daarmee kunnen we het resultaat van advertenties meten en relevante doelgroepen bereiken.

Bij ingeschakelde tracking ontvangt Meta onder meer je IP-adres, browserinformatie, bezochte pagina's en acties op de website. Meta kan deze informatie koppelen aan je Facebook- of Instagramaccount en voor eigen advertentiedoeleinden gebruiken. Voor het verzamelen en doorsturen van gegevens via de Pixel zijn MOB en Meta Platforms Ireland Limited gezamenlijk verantwoordelijk; Meta is verantwoordelijk voor de verdere verwerking binnen haar diensten.

Bij gebruik van de Meta Pixel hoort een cookiekeuze waarmee je tracking kunt weigeren en een eerdere toestemming net zo eenvoudig weer kunt intrekken. Daarnaast kun je je advertentievoorkeuren bij Meta aanpassen. Lees meer in het privacybeleid van Meta.

6. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren persoonsgegevens zolang ze nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Daarbij kijken we naar de afhandeling van je verzoek, de duur van onze relatie en eventuele wettelijke verplichtingen.

• Contactaanvragen: zolang nodig om je vraag en de daaruit voortvloeiende afspraken af te handelen. Als een bericht onderdeel wordt van een klantdossier of geschil, bepalen de looptijd van die relatie, de noodzakelijke onderbouwing van afspraken en toepasselijke wettelijke termijnen de verdere bewaartermijn.
• Sollicitaties: uiterlijk vier weken na afronding van de procedure als je niet in dienst komt. Met afzonderlijke toestemming bewaren we je gegevens maximaal één jaar voor toekomstige vacatures.
• Nieuwsbrief: totdat je je afmeldt. Een beperkt afmeldregistratiebestand kan nodig blijven om te voorkomen dat je opnieuw wordt toegevoegd. Bewijs van toestemming bewaren we zolang dat nodig is om het gebruik van je gegevens te kunnen verantwoorden.
• Technische gegevens: zolang nodig om de sessie te laten werken of een storing of beveiligingsincident te onderzoeken. De bewaartermijn van een incidentdossier hangt af van de afhandeling en een eventuele juridische procedure.
• Cookies en gegevens bij externe diensten: de looptijd verschilt per cookie en dienst. Onze eigen sessiecookies staan hieronder beschreven; de privacy- en cookie-informatie van de genoemde aanbieders licht hun termijnen toe.

Wanneer gegevens onder een wettelijke bewaarplicht vallen of noodzakelijk zijn voor een juridische aanspraak, kan een langere bewaartermijn gelden voor de gegevens die daarvoor nodig zijn.

7. Met wie delen we gegevens?

Voor onze website en communicatie gebruiken we dienstverleners voor hosting, technisch beheer, e-mail en nieuwsbrieven. Zij krijgen alleen de gegevens die nodig zijn voor hun taak. Met partijen die persoonsgegevens in onze opdracht verwerken, zijn afspraken over bescherming en gebruik van die gegevens nodig. Ook kunnen we gegevens verstrekken wanneer een wettelijke verplichting dat vereist.

Bij gebruik van Google, Cloudflare, Meta en Klaviyo kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, onder meer in de Verenigde Staten. Voor zo'n doorgifte moet een geldige waarborg gelden, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of Europese modelcontracten met waar nodig aanvullende maatregelen. De aanbieders beschrijven hun waarborgen in hun privacy-informatie. Je kunt ons vragen welke waarborgen op een verwerking van jouw gegevens van toepassing zijn.

Meer informatie vind je bij Google, Cloudflare en Meta.

8. Cookies en externe diensten

Functionele cookies

De website gebruikt een sessiecookie en een beveiligingscookie, XSRF-TOKEN, om formulieren veilig te laten werken en bijvoorbeeld een bevestiging of foutmelding te tonen. Deze cookies zijn niet bedoeld voor advertenties.

Deze cookies verlopen na 120 minuten zonder nieuw websitebezoek. Je kunt cookies verwijderen via je browser. Als je functionele cookies blokkeert, kunnen formulieren niet goed werken.

Google Maps en Google Fonts

De contactpagina bevat een kaart van Google Maps. Bij het laden daarvan maakt je browser verbinding met Google. Google kan je IP-adres en browsergegevens ontvangen en cookies gebruiken. De website laadt ook lettertypen via Google Fonts. Hiervoor ontvangt Google onder meer je IP-adres en technische gegevens van de aanvraag.

Lees hoe Google deze gegevens gebruikt in het privacybeleid van Google.

Cloudflare Turnstile

Voor het contactformulier kunnen we Cloudflare Turnstile inzetten om spam en geautomatiseerd misbruik te herkennen. Wanneer deze beveiliging actief is, verwerkt Cloudflare technische signalen zoals je IP-adres en browsergegevens. Bij de controle sturen we het verificatietoken en je IP-adres naar Cloudflare. Cloudflare gebruikt de signalen voor beveiliging en verbetering van de botdetectie. Lees de privacy-informatie van Turnstile.

Advertentiecookies en externe links

Voor advertentiecookies, waaronder cookies van de Meta Pixel wanneer die is ingeschakeld, is vooraf toestemming nodig. De links naar sociale media, appstores en merkwebsites openen diensten met hun eigen privacy- en cookie-informatie.

9. Beveiliging en automatische controles

We beschermen persoonsgegevens met passende technische en organisatorische maatregelen. De website gebruikt onder meer beveiliging van formulierverzoeken en beperkingen op het aantal inzendingen om misbruik tegen te gaan.

We nemen via deze website geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die rechtsgevolgen voor je hebben of je op vergelijkbare wijze aanzienlijk raken. Spambeveiliging kan een formulierinzending automatisch tegenhouden. Lukt het niet om ons via het formulier te bereiken, bel of e-mail ons dan rechtstreeks. Advertentiediensten kunnen, met je toestemming voor tracking, interesses afleiden voor advertentiedoelgroepen.

10. Welke rechten heb je?

Je kunt ons vragen om inzage in je persoonsgegevens, onjuiste gegevens te verbeteren, gegevens te verwijderen of het gebruik te beperken. Waar de AVG dat bepaalt, kun je gegevens ontvangen in een overdraagbaar formaat. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang en altijd tegen het gebruik van je gegevens voor direct marketing.

Als we gegevens op basis van toestemming gebruiken, kun je die toestemming op ieder moment intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor het gebruik vóór de intrekking. Een recht kan in een concreet geval beperkt zijn, bijvoorbeeld door een wettelijke bewaarplicht. Als dat zo is, leggen we het uit.

Stuur je verzoek naar info@ministryofbeauty.nl. We reageren in beginsel binnen één maand. Als een verzoek complex is of je meerdere verzoeken doet, kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Je krijgt daarover binnen de eerste maand bericht met uitleg.

Om je gegevens te beschermen, kunnen we aanvullende informatie vragen als we twijfelen aan je identiteit. Stuur niet uit jezelf een kopie van je identiteitsbewijs. Ben je ontevreden over de verwerking, dan kun je contact met ons opnemen en een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen in deze verklaring

We passen deze verklaring aan wanneer onze dienstverlening of het gebruik van persoonsgegevens verandert. Bovenaan zie je de datum van de laatste wijziging. Als een wijziging daarom vraagt, informeren we je daarnaast afzonderlijk.